يمكن أن يؤدي إساءة استخدام وقتك في العمل إلى تقليل إنتاجيتك. فيما يلي بعض الأدوات لمساعدتك في التعامل مع بعض ضياع وقت العمل.
 |
| أفضل 6 أدوات للتغلب على إهدار الوقت في مكان العمل |
بعض الومضات المفاجئة العرضية خلال يوم عملك أمر لا مفر منه. ولكن إذا أصبحت هذه المشتتات عادات ثابتة، فقد تضر بجودة عملك وإنتاجيتك.
في حين أن بعض العوامل القاتلة للإنتاجية واضحة، يتنكر البعض الآخر على أنهم مهام ضرورية. إذا لم تكن حريصًا، يمكن أن يتسلل هؤلاء الذين يهدرون الوقت بسهولة إلى يومك ويضيعون ساعات. يمكن أن يساعدك التعرف على هذه الأنشطة واستخدام الأدوات المناسبة لمواجهتها على استعادة السيطرة على وقتك.
1. Spike لتقليل التحميل الزائد للبريد الإلكتروني
تعد قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها أحد أنشطة العمل التي قد تبدو غير ضارة، ولكنها يمكن أن تستهلك وقتك بسرعة إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح. يمكن أن يكون الحمل الزائد للبريد الإلكتروني ناتجًا عن عدة عوامل، مثل البريد الوارد الزائد أو الافتقار إلى التنظيم أو عدم استخدام أدوات الاتصال الداخلية المناسبة. إذا تركت دون رادع، يمكن أن يصبح التحميل الزائد للبريد الإلكتروني أيضًا مصدرًا مهمًا للتوتر والقلق.
أدخل Spike، وهي أداة بريد إلكتروني تعاونية سهلة الاستخدام وقوية يمكنها مساعدتك في التعامل مع صندوق الوارد الفائض لديك وتعزيز إنتاجيتك. بالنسبة للمبتدئين، يسمح لك Spike بتوحيد جميع حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك في مكان واحد، بحيث يمكنك بسهولة إدارة جميع رسائلك من نفس لوحة المعلومات. يوفر أيضًا مجموعة من الميزات لمساعدتك في تنظيم رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولوياتها، مثل البريد الهام، الذي يفصل الرسائل المهمة عن رسائل البريد الإلكتروني غير ذات الأولوية، مما يسمح لك بالتركيز على أهم اتصالاتك.
بالإضافة إلى ذلك، لديك سيطرة كاملة على إشعارات البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكنك أيضًا الاستفادة من ميزات Spike للغفوة والتذكير لتخصيص وقت للقراءة والرد على رسائل البريد الإلكتروني (دفعة نشاط البريد الإلكتروني الخاص بك)، بدلاً من تركها تضيع الساعات الإنتاجية من يوم عملك.
2. افصل نفسك للتغلب على مشتتات وسائل الإعلام الاجتماعية
لن تكتمل عملية جمع ضياع الوقت في مكان العمل الأكثر شيوعًا دون ذكر وسائل التواصل الاجتماعي. قد يكون من الصعب مقاومة إغراء التحقق من Facebook أو Twitter أو TikTok، ولكن يمكن أن تأكل هذه الأنشطة بسرعة في يوم عملك دون أن تدرك مقدار الوقت الذي فقدته.
إذا كنت تكافح من أجل الاستمرار في التركيز في العمل، فإن Unpluq هي أداة يمكن أن تساعدك في التغلب على التطبيقات المشتتة للانتباه عن طريق جعل استخدامها أكثر صعوبة بالنسبة لك. كل ما عليك فعله هو إضافة التطبيق الذي ترغب في حظره وتحديد حاجز تشتيت الانتباه، على سبيل المثال، مسح رمز الاستجابة السريعة ضوئيًا، أو هز هاتفك لمدة 5 ثوانٍ، أو النقر على 7 أزرار. يمكنك أيضًا تخصيص مستويات صعوبة هذه الحواجز.
سوف يحظر Unpluq جميع الإشعارات من التطبيق ويمنعك من فتحه حتى يحين الوقت المحدد، أو تؤدي بوعي حاجز الإلهاء. الهدف هو مساعدتك على التخلص من عادة التمرير دون تفكير عبر موجزات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك والتركيز بدلاً من ذلك على عملك.
- تنزيل: Unpluq لنظام Android (مجاني، عروض الشراء داخل)
3. IFTTT لأتمتة المهام المتكررة
مثل نشاط بريدك الإلكتروني، يمكن أن تصبح المهام المتكررة ذئابًا ترتدي ثياب الحمل في يوم عملك، وتتسلل وتلتهم وقتك دون أن تدرك ذلك. يمكن أن يكون تكرار نفس المهام مصدرًا مهمًا للوقت الضائع والملل في مكان العمل، خاصة إذا كان بإمكانك أتمتة هذه العمليات لاستخدام وقتك ومهاراتك في المهام عالية القيمة.
IFTTT عبارة عن نظام أساسي يتيح لك توصيل تطبيقات وأجهزة مختلفة لإنشاء "وصفات" تعمل على أتمتة المهام. لست بحاجة إلى أن تكون مبرمجًا لاستخدام IFTTT؛ كل ما تحتاجه هو فهم أساسي لإنشاء وصفة.
على سبيل المثال، يمكنك استخدامه لنشر تذكيرات يومية تلقائيًا على قناة Slack الخاصة بك أو إضافة مهام Asana المكتملة إلى جدول بيانات Google، بدلاً من الاضطرار إلى القيام بذلك يدويًا. يمكنك استخدام واحدة من عدة وصفات تم إنشاؤها بالفعل أو إنشاء وصفات خاصة بك بناءً على احتياجاتك الخاصة.
تعمل هذه الأداة بشكل فعال على أتمتة المهام العادية والمتكررة التي من شأنها أن تستنزف وقتك وطاقتك.
4. Yac لتقليص الوقت الذي يقضيه في الاجتماعات
يمكن أن تكون الاجتماعات جزءًا أساسيًا من مكان العمل، ولكنها يمكن أن تصبح أيضًا مضيعة للوقت بسرعة إذا لم تديرها جيدًا. يتأثر العمال عن بُعد بشكل خاص بالاجتماعات غير الضرورية، حيث أصبحت طريقة شائعة للفرق للبقاء في الحلقة.
تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية في الاجتماعات، خاصة في أماكن العمل البعيدة مع فرق منتشرة في جميع أنحاء العالم، في أنها تتطلب من جميع المشاركين أن يكونوا متصلين ومتاحين في وقت واحد، وهو ما قد يكون صعب التحقيق بسبب اختلافات المنطقة الزمنية. والأكثر من ذلك، أن الاتصال المتزامن ليس دائمًا الطريقة الأكثر إنتاجية للعمل، حيث يمكن أن يؤدي إلى تشتيت الانتباه والانقطاع.
يمكنك استخدام أدوات الاتصال غير المتزامن مثل Yac لتقليل الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات. Yac هو تطبيق دردشة يتيح لك تسجيل الرسائل الصوتية ومشاركتها مع فريقك.
هل تريد تقديم ملاحظات على تصميم أو شرح عملية؟ بدلاً من بدء اجتماع Zoom آخر، يمكنك تسجيل رسالة Yac سريعة والاستفادة من إمكانات مشاركة الشاشة للمساعدة في توضيح وجهة نظرك.
يعد إرسال رسالة صوتية أسرع من الكتابة، وتعني طبيعتها غير المتزامنة أنه يمكن للأشخاص الاستماع إليها في الوقت الذي يناسبهم، مما يساعدك على تجنب الاجتماعات غير الضرورية وتوفير الوقت.
5. RecueTime لتجنب تعدد المهام واكتشاف ضياع الوقت الأخرى
غالبًا ما يوصف تعدد المهام على أنه داعم للإنتاجية، لكن البحث يروي قصة مختلفة. يمكن أن يؤدي تعدد المهام في الواقع إلى انخفاض الإنتاجية بسبب الحمل المعرفي الزائد. علاوة على ذلك، يمكن أن يكون تعدد المهام مصدرًا مهمًا للإلهاء، مما يؤدي إلى فقدان التركيز وقضاء المزيد من الوقت في المهام التي لا تحتاج إليها.
RecueTime هو تطبيق لتتبع الوقت يمكن أن يساعدك على تتبع كيفية قضاء وقتك ومنع أكبر عوامل التشتيت لمساعدتك على إتقان المهام الفردية. يعمل في خلفية أجهزتك لتتبع التطبيقات والمواقع الإلكترونية التي تستخدمها كثيرًا، بالإضافة إلى المدة التي تقضيها على كل منها.
يمكن أن تساعدك هذه المعلومات في تحديد المهام التي تستغرق معظم الوقت والأنشطة التي تسبب لك فقدان التركيز. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لاكتشاف مضيعات الوقت الأخرى والتخلص منها. يحتوي RescueTime أيضًا على ميزة Focus Work التي تمكنك من التركيز على عملك لفترة محددة.
6. سماعة ANC لتقليل الضوضاء في الخلفية
قد يكون العثور على مساحة هادئة للتركيز على عملك في المكاتب المفتوحة اليوم أمرًا صعبًا. قد يعاني العمال عن بعد أيضًا من الضوضاء الصادرة عن الحيوانات الأليفة أو الأطفال أو الأشخاص الآخرين من حولهم. يمكن أن تكون ضوضاء الخلفية مصدر إلهاء كبير يمنعك من الدخول إلى المنطقة.
يمكن أن تكون سماعات الرأس ANC (إلغاء الضوضاء النشط) طريقة رائعة لتقليل ضوضاء الخلفية وتحسين تركيزك. من خلال إلغاء الصوت من محيطك، تخلق سماعات الرأس ANC مساحة عمل خالية من الضوضاء، مما يسمح لك بمواصلة التركيز على المهمة التي تقوم بها.
استعد السيطرة على وقتك لتحسين إنتاجيتك
إن وضع نفسك في موقف قوي يسمح لك بإنجاز المزيد في وقت أقل هو مفتاح النجاح في أي مجال. لاستعادة السيطرة على وقتك وتحسين إنتاجيتك، يجب أن تكون استباقيًا في التعرف على الأشياء المهدرة للوقت في مكان العمل وإيجاد الأدوات والاستراتيجيات للقضاء عليها. يمكن أن تساعدك الأدوات التي ذكرناها في هذه المقالة في القيام بذلك.
